Wie Sie PDFs Effektiv Archivieren und Teilen

Der Übergang von einem Papierbüro zu einem digitalen ist ein sehr wichtiger Schritt zur Optimierung Ihres Geschäfts, unabhängig davon, in welchem Bereich Sie tätig sind. Dies ermöglicht es, wichtige Dokumente bei Notfällen wie Bränden nicht zu verlieren und einen einfachen Zugriff von jedem Gerät aus zu gewährleisten. Heute werden wir die wichtigsten Möglichkeiten zum PDF Konverter, Archivierung und Speicherung von Dokumenten in der Cloud betrachten, die Ihnen helfen werden, zum Format des digitalen Büros überzugehen.

Die Vorteile des Übergangs vom Papierbüro zum digitalen Büro

Obwohl es heutzutage einfach ist, Dokumente zu digitalisieren und PDF-Dateien in elektronischem Format zu PDF bearbeiten, zum Beispiel über den Service PDF Guru, führen viele Unternehmen immer noch Papierdokumentation. Wir haben einige wichtige Vorteile herausgearbeitet, die ein Büro im digitalen Format bietet:

• Kosteneinsparungen: Einsparungen sind auf mehreren Ebenen möglich - es ist nicht notwendig, Tinte für den Drucker, Papier und Lagerflächen für die Dokumentation zu kaufen.
• Steigerung der Arbeitsleistung: Manchmal nimmt die Suche nach einem bestimmten Dokument in Papierform viel Zeit in Anspruch. Durch die Archivierung von Dokumenten und deren Speicherung in der Cloud wird dieser Prozess erheblich beschleunigt - Sie haben Zugriff auf eine intelligente Suche, und die benötigte Datei kann in wenigen Sekunden gefunden werden.
• Gemeinsamer Zugriff: Nach dem Hochladen eines Dokuments online besteht die Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung des Dokuments. Da alle Änderungen in Echtzeit erscheinen, ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass mehrere Personen dieselben Fehler im Dokument korrigieren. Wenn ein Mitglied Ihres Teams ein bestimmtes Dateiformat nicht unterstützt, können Sie es leicht in das gewünschte Format konvertieren.
• Datensicherheit: Viele Menschen betrachten die Methoden zur Archivierung von Dokumenten und deren Speicherung immer noch skeptisch und bestehen darauf, dass jeder Zugriff auf die Daten erhalten kann. Dabei lassen sich Dateien leicht vor unbefugtem Zugriff schützen - moderne Dienste bieten die Verwendung von Passwörtern, individuellen Zugriffseinstellungen, das Abdunkeln bestimmter Abschnitte im Dokument und mehr an.

Man sollte auch die Umwelt nicht ausser Acht lassen - die Papierherstellung geht nicht nur mit der Abholzung vieler Bäume einher, sondern auch mit einem erhöhten Verbrauch von Wasserressourcen und der Verschmutzung der Umwelt durch verschiedene Chemikalien. Denken Sie daran, dass Ihre Entscheidung, Dateien zu PDF komprimieren und in der Cloud zu speichern, anstelle von Papieroptionen das Image Ihres Unternehmens bei Endverbrauchern Ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern wird.

Die grundlegenden Schritte zur Umstellung auf ein digitales Büro

Lassen Sie uns direkt dazu übergehen, wie Dokumente archiviert, PDF bearbeitet, in die Cloud hochgeladen und die Arbeit im digitalen Büro in Ihrem Unternehmen eingerichtet werden kann.

Vorbereitungsphase

Die Dauer dieser Phase hängt direkt vom Umfang des Dokumentenverkehrs in Ihrem Unternehmen ab. Die Erstellung eines Plans für weitere Arbeiten in der Vorbereitungsphase hilft dabei, im Prozess nichts zu vergessen. Es gibt mehrere Schlüsselfragen, die Sie in diesem Stadium beantworten sollten:

• Wie werden Informationen in Ihrem Unternehmen gesammelt und verarbeitet? Wird dazu Word verwendet oder werden alle Informationen schriftlich erfasst?
• Welche Dokumente werden derzeit digitalisiert?
• Welche Prozesse werden bereits mithilfe digitaler Technologien durchgeführt, und bei welchen muss noch eine Digitalisierung erfolgen?

Es ist auch ratsam, in diesem Stadium festzulegen, welche Dokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden können und welche aus Sicherheitsgründen aufbewahrt werden müssen.

Digitalisierung von Dokumenten

Wenn Sie viele Dokumente haben, werden Sie ohne ein Scangerät nicht auskommen. Das Abschreiben von Papierdokumenten in dasselbe Word Dokument würde zu viel Freizeit in Anspruch nehmen. Ein Pluspunkt wäre, wenn das Scangerät eine automatische Erkennungsfunktion hätte - einfach ausgedrückt, wenn Sie Fotos scannen, werden sie automatisch im JPG Format gespeichert.

Ein wichtiger Punkt ist, dass die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten für spätere PDF bearbeiten in einigen Fällen unter Einhaltung bestimmter Regeln durchgeführt werden muss. Wenn Sie beispielsweise mit Rechnungen, Geschäftsbriefen und anderen Dokumenten arbeiten, sollten Sie sich unbedingt mit den geltenden gesetzlichen Anforderungen vertraut machen. Nach dem Scannen können Sie mit spezieller Software PDF erstellen - dies können installierte Programme oder Online-Dienste sein.

Automatisieren Sie Prozesse mit einem DMS

Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems ist optional, aber wünschenswert. Die spezielle Software ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente automatisch in Verzeichnisse zu verteilen, eine Suche nach Schlüsselwörtern zu ermöglichen und vieles mehr. Manchmal ermöglicht die Software auch das Hervorheben gleicher Dateien und das PDF zusammenfügen, um nicht viele unnötige Kopien zu erstellen.

PDF komprimieren und in die Cloud hochladen

Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Arbeit mit Dokumenten ist die PDF komprimieren. Dadurch werden die Dateien kleiner, ohne an Qualität zu verlieren. Danach können Sie die Dokumente in der Cloud hochladen.

Die Nutzung der Cloud ermöglicht es, Arbeitsprozesse zu optimieren - Ihr Team kann schneller auf benötigte Dateien zugreifen, die elektronische Signatur kann verwendet werden und vieles mehr. Bei der Auswahl eines Cloud-Speicherdienstes sollten Sie die verfügbaren Tarifpläne überprüfen und sicherstellen, dass der bereitgestellte Speicherplatz in der Cloud für Ihre Dateien ausreicht. Lesen Sie auch Bewertungen über den jeweiligen Dienst im Internet und stellen Sie sicher, dass der Anbieter die Sicherheit Ihrer Dateien gewährleistet.

Fazit

Der Übergang zum digitalen Büro erscheint auf den ersten Blick als ein komplexer Prozess. Im Wesentlichen gibt es jedoch jetzt eine riesige Vielfalt an Software, mit der man PDFs nach dem Scannen bearbeiten, Dateien archivieren und sie bequem speichern kann, mit schnellem Zugriff auf das benötigte Dokument. Denken Sie daran, dass die Zukunft hinter digitalen Technologien steht. Daher ist es notwendig, wenn Ihr Unternehmen immer noch mit Papierdokumenten arbeitet, dies zu korrigieren.